60-dages reglen i km-registrering i projektmodulet

Question

Hej e-conomic

 

I forbindelse med mange virksomheders strategi, er der fokus på at lette arbejdsgangene således at virksomhederne bliver mere effektive og ikke mindst lønsomme.

 

Som revisor har jeg fået en meget interessant problemstilling fra nogle af vores kunder som kører e-conomic løsningen. Problemet omhandler håndteringen af 60-dages reglen i forbindelse med medarbejdernes kørsel i egen bil. Sådan som e-conomic kører det nu, så er det kun muligt at registrere sin kørsel uden hensyntagen til 60-dages reglen. Årsagen til dette skyldes formentlig at km-registreringen i projektmodulet oprindeligt var tiltænkt viderefakturering af kilometer tilknyttet sagen.

 

Istedet for at medarbejderne skal lave to kørselsregnskaber - et til viderefakturering på sagen og et til lønningsbogholderiet - så ville det være optimalt at tilføje de funktioner der skal til for at kunne sløjfe det ekstra kørselsregnskab til lønningsbogholderiet.

 

Til dette har jeg to løsningsforslag:

 

 

1. E-conomic kan tælle til 60 over tolv måneder iht. 60-dages reglen samt nulstille de 60 dage når betingelserne for afbrydelse er opfyldt. Virksomheden og medarbejderne har selvfølgelig altid ansvaret for at udbetalingen af kørslen er korrekt.
2. Der tilføjes en kasse hvor man kan sætte et hak ved sin registrering af den pågældende km-registrering. Dette hak indikerer at der er tale om kørsel til samme adresse dag nr. 61 og derover iht. 60-dages reglen. Medarbejderne skal altså selv huske på at tælle til 60. Vores erfaringer er at det kan de fleste godt holde styr på, dog er en automatisering eller evt. en sum med antal dage man har kørt ud på adressen være at foretrække.

 

Dertil skal man kunne trække en rapport ud hvor der står antal kilometer der er skattefrie og antal kilometer der er skattepligtige. Ved løsningsforslag 2 er det "hakket" der skal adskille skattefrie og skattepligtige kilometer fra hinanden. Dette vil gøre det let for lønadministratoren at indhendte de data man skal bruge i forbindelse med lønudbetalingen.

 

Der henvises i øvrigt til den juridiske vejledning C.A.4.3.3.3.2.

 

Jeg håber at dette vækker interesse for andre brugere af projektmodulet, så e-conomic vil kigge på det og implementere 60-dages reglen i systemet.

 

Mvh.

Kristina Møller 

 

Comments

Hej Kristina

Jeg er helt enig i dit indlæg. Jeg mener dog ubetinget at løsningsforslag 2 er det rigtige, da dette er let forståeligt og simpelt at implementere. Det er jo "bare" en parameter fra registreringen, der skal gemmes på projektposteringen, og som efterfølgende kan vises i rapporter. Ellers ingen ændringer.

Mvh
Per

Answer 1

Hej Kristina.

Tak for dit indlæg.

Det er en god idé du kommer med, for det kunne være rigtig smart, hvis du kunne nøjes med at styre det ét sted.

Desværre er det sådan, at vores KM-registrering er baseret på viderefakturering, som du også skriver. Derfor er der funktioner som denne, vi har valgt ikke at have med, så det er så simpelt så muligt.

Derfor kan jeg med sikkerhed sige, at dette ikke bliver en mulighed i e-conomic. Desværre.

Vi har dog en del samarbejdspartner, som har udviklet rigtig mange gode APPS til os, og heriblandt er der nogle med KM-registrering. Der er bl.a. en APP der WPA mobile, er ikke 100% sikker på de kan lige præcis det her, men de kan muligvis hjælpe dig på vej.

Så jeg ville prøve at tage kontakt til dem, du kan finde deres oplysninger her :)

Comments

Hej Christina

Mange tak for dit svar. Jeg er dog ikke helt tilfreds med det, da jeg ikke ligefrem vil kalde et "hak" for at bryde den "simple" struktur i e-conomic. Tværtimod ville jeg mene at mit løsningsforslag nr. 2 er en løsning som alle parter kan være tilfredse med.

Jeg synes det er uhensigtsmæssigt for jeres kunder at de skal være nødsaget til at have mange forskellige APPS for at opfylde deres forholdsvise simple behov. Fordelen ved at køre projektmodulet via e-conomic og ikke via en ekstern leverandør, er at man kan tilgå det hele via et login samt at man kun har én leverandør at betale til. Det er helt klart det I vinder på med projektmodulet, da der findes en del alternativer til jeres løsning.

Med venlig hilsen
Kristina

Answer 2

Hej Kristina

Jeg tillader mig lige at svare istedet for Christina her.

Det er naturligvis vidt forskelligt hvilke behov virksomheder har, og hvornår noget er simpelt og logisk for et individ og vanvittigt kompliceret for et andet. Derfor er det også en balancegang at arbejde med noget så relativt kompliceret som et regnskabsprogram.

Her skal vi gerne sikre at alle funktioner er intuitive og giver mening. Vi føler på nuværende tidspunkt at km registreringen, og de øvrige registreringer i e-conomic har muligheden for at opfylde det behov der opstår i virksomheder. Ønsker man at være endnu mere specifik og tilgodese omstændigheder som 60-dages reglen, er det at vores standardiserede løsning kan komme lidt til kort.

Her syntes jeg så det smukke er at der findes APP partnere, der muliggør at virksomheder med behov der ved første øjekast overgår e-conomics kapacitet, trods alt kan anvende vores system og have en hensigtsmæssig løsning. Hvor meget og hvor lidt man vil inddrage e-conomic i sin integration er helt op til hvor meget man kan/vil håndtere i applikationen.

WPA Mobile er et rigtig godt bud på en app partner der kan håndtere nogle registreringsmæssige features som e-conomic ikke omfatter.

Ordrestyring.dk er en app partner der kan fungere som et alternativ til projekstyringen inde i e-conomic, samtidig med at man kan overføre de regnskabsmæssige poster så regnskabet stadig er samlet.

Med ovenstående sagt, er jeg enig I at det altid er rart at have alting samlet et sted under et login. Det er dog også fantastisk at have et system hvor man ikke skal igennem et 14 dages træningsforløb for at kunne udføre en tids- og km registrering korrekt.

I denne omgang ser vi derfor fortsat ikke nødvendigheden for at implementere en funktion til at håndtere 60-dages reglen.