Automatisk bilagsnummerering

Question

Jeg kæmper med bilagsnummerering - jeg ved ikke hvordan (måske skyldes det, at jeg arbejder i flere ubogførte kassekladder) - men der ser ud til at være opstået et hul i nummerering - når jeg så bevæger mig til en ny kasseklade, der er indsti8llet til automatisk bilagsnummerering, så kører det fint, indtil den automatisk funktion tildeler et bilagsnummer efter "hullet" altså et nummer, der allerede er brugt. Her melder posteringsvinduet, at "der allerede findes posteringer for dette bilagsnummer".

Kald mig naivt, men jeg forventede(er) at hvis man vælger automatisk bilagsnummerering, så håndterer e-conomic resten, uden at jeg selv skal afblæse en postering for at finde frem til et nyt nummer for kassekladen at begynde med. Efterhånden er det svært at se, hvilke nummer er den næste ledig, hvilket nemt medfører, at man "for en sikkerheds skyld" tildeler et nummer lidt højere - og dermed skaber endnu et hul.

Problemet minder lidt om fragmentering af harddrev, hvor systemet anvender "først ledig plads" og dermed skaver næste problem.

Jeg kunne forestille mig flere løsninger /hjælpeforanstaltninger -

1. Mulighed for at tildele start og range af bilagsnumre ved f.eks. begyndelse af hvert finansår (andre måske kører fortøbende fra år til år, men vi har valgt at begynde hvert ars bilagsserie med 2014xxxx, altså årstal efterfulgt af 9999 numre. Hvis numrene/rage blev sat én gang når man skaber et nyt årsregnskab, så vil problemet forsvinde.

2. Et overblik - et eller andet sted (evt. i forbindelse med de værktøjer/vinduer hvor valg af numrene er relevant, således at brugere, der ønsker at manuelt tildele disse, kan se, hvad er næste ledige nummer.

3. En automatik, hvorved automatisk dannelse af bilagsnumre sker automatisk - hvis den skal anvende næste ledig nummer - så gøre den det, men løber den ind i efterfølgende numre, der allerede er anvendt, så springes disse numre over, frem til næste ledig nummer o.s.v.

Jeg vil ikke anfægte, at der kan være behov for manuelt indstilling og valg af numrene i løbet af året, og for denm, der har brug herfor, skal det selvfølgelig kunne lade sig gøre. Men noget så enkelt som fortløbende numre fra bogholderiets start til slut igennem året virker som noget af det mest basale, som skulle kunne fungere uden løbende indgriben fra brugerens side - præcis ligesom andre nummerserier såsom fakturaer m.v.

En avanceret raffinement under opsætning(indstillinger) kunne jo være, muligheden for at sæte numreserierne m.v. enten global for hele systemet, eller særskilt for enkelte brugere. Jeg vil gerne fra bilagsnummeret kunne skelne, mellem mine postering og revisorens ditto.

Men som udgangspunkt, bør automatisk nummerering betyde, at systemt holder styre på hvilke numre der er tilrådighed "i spanden" når disse indstilles (f.eks. ved årets eller periodens start) og derefter tildeler disse i stigende og i så vidt mulig omfang fortløbende rækkefølge, medmindre andet vælges af brugeren.

Dette problematik er endnu et argument for, at en kasseklade, der importeres fra indskannet, bør ikke kunne forstyrres under bogføring med konsekvensen at kassekladden skal importeres igen fra der hvor der gik ged i det. Evt. kunne numrene tildeles automatisk ved import (således at dobbelgængere udelukkes) og disse bekræftes løbende efter som posteringerne gemmes?

Uanset hvad, en løsning, som fleste mulig brugere ikke skal beskæftige sig alt for tit ved, vil være en hjælp :)

mvh/Adrian

Answer 1

Hej Adrian

Den tankegang der ligger bag ved anvendelsen af bilagsnummerserier i de enkelte kassekladder er på baggrund af princippet omkring fortløbende nummerering ud fra det startnummer du angiver, samt inden for det interval du skriver i fra og til nummer.

Når du derfor arbejder med flere kladder så er det altid at anbefale, at der køres med hver sin bilagsnummerserie, så du følger den enkelte.

Hvis du derfor opsætter det, som det i e-conomic er tiltænkt til så vil du kun opleve huller i bilagsnummerserien, hvis du f.eks. går ind og sletter en postering eller springer en postering over i din kladde. Her vil du selv skulle gå ind og huske på, at dette bilagsnummer mangler, da den ikke vil angive dette når du fortsætter din kontering af bilag, det skal du selv gøre så der ikke opstår huller.

Det vi har gjort er at gå ind og gøre det nemmere at se, når du evt. har bogført en postering før, så du ikke får lavet dobbelt af bilagsnumre, da der var stor efterspørgsel efter netop denne funktion og det tidligere var svært at finde frem til, hvilket bilagsnummer der var brugt før.

Selvom dit ønske desværre ikke bliver helt opfyldt, så håber jeg at ovenstående har givet dig en forklaring på hvordan at systemet er tiltænkt i forhold til bilagsnummerering.

Comments

Jeg er opmærksom på at dette indlæg er gammelt, men som ny bruger af systemet, syntes jeg at det er irriterende når der opstår “ huller” i bilagsserierne når man sletter i kladderne. Som minimum bør systemet huske det sidst anvendte/bogførte nummer i bilagsserien. Alternativt må man i stedet for at slette et bilag, frigøre bilaget og nulstille bilaget ved at debitere og kreditere 1kr på fejlkontoen, og skrive at bilaget udgår. Har man mange kladder er det et stort arbejde at tjekke sidst anvendte bilag, og rette det i kladdens opsætning.

God aften

---

Hej

Den går ikke ind og kigger, at der er huller i bilagsserien og der er ingen krav om, at bilag skal være fortløbende. Det er kun i forbindelse med fakturanummerserier, at der er strengere krav.

Kan du prøve at uddybe det med at du frigøre bilaget ?