Jeg forsøger at mestre workflow'et i e-conomic og har et problem med postering, som jeg håber nogen vil kunne hjælpe mig med.
Jeg arbejder alene og har ikke tid til løbende bogholderi - derfor tager jeg store klumper - lige nu de sidste 9 måneder fra 2014. Dette er lidt med til at diktere min arbejdsgang.
Desuden har jeg aftalt med min revisor, at fordi jeg ikke er så ferm til bogholderi, så opretter jeg en kassekladde for hver måned, som jeg posterer, men som revisorens bogholder kontrolelre før kladden posteres - for at slippe for for meget rettelsesarbejde efterfølgende. Mit opgave er derfor at udfylde en kassekladde for hver måned, hvor hver postering er afstemt med banken, konteret og alle bilag er tilknyttede. Det sidste er vigtigt, idet det er svært og omkostningstungt at vedhæfte bilag, efterr evisoren har bogført kladden.
Derfor begynder jeg med at indlæse bankkontierne for hele året (der bruges flere bankkonti), og når det er lavet for én måned, overfører jeg posterne til et af de forindstillede månedskassekladder.
Det medfører, at jeg udføre selve posteringsarbejdet i en kassekladde, der er skabt på grundlag af bankudskrifterne.
Forud for denne proces, har jeg indskannet samtlige papir og elektroniskbilag - igen for en måned ad gangen, og uploaded disse til e-conomic, hvor de arkiveres månedsvis i en arkivfolder - hvorfra de flyttes - igen en måned ad gangen - til "ubehandlet".
Min udfordring består i denne måde at upload bilag til e-conomic - hvor hver bilag er forsynet med et filvan, der nøj beskriver bilagsdato, beskrivelse, posteringskonto og hvilke bankkonto den hører til - såldes at filvanent udner import konverteres til bilagsnotatet i e-conomic. Fra arkiovfolderne og ubehandlet, har jeg adgang til disse oplysninger, samtidig med at jeg kan brug folderen som et oversigt over samtlige bilag for måneden (på nær dem, der kun kommer via banken) og dermed kontrollere, at jeg har posteret alt.
Men når man arbejder i en kassekladde, der er skabt på grundlag af banken - har man ikke - så vidt jeg kan se - adgang til "ubehandlet" eller arkivfolderne - det eneste man kan gøre er importere eller træk og slip bilaget fra lokalfolderne på ens egen PC. Det virker, men det efterlader lidt forvirring...
1. Man kan ikke længere se bilagsnotat i e-conomic - med mindre man går tilbage til ubehandlet.
2. Det betyder, at man faktisk uploader bilagene to gang - én gnag v.h.a. email import, den anden gang med træk og slip - med fare for, at man via den ene rute eller den anden overser en eller flere bilag.
3. Man har - i modsætning til dannelse af kassekladde via ubehandlet, ingen kontrol over, at samtlig importeret bilag er blevet bogført.
Så vidt jeg kan se, er det ikke muligt at danne en kasseklade fra ubehandlet (f.eks. med alle bilag for en enkelt måned, og så gemme denne kasseklade med et navn, som man efterfølgende kan importere yderligere poster til, fra. eks. banken.
Jge håber, der er nogen der kan forstå dette problem og hjælp mig med et råd til en arbejdsgang, der kan sikre en effektiv og simpel løsning! (På nær den idéel foprslag om at bogføre løbende!)
tak / mvh Adrian