forum

Debat om e-conomic regnskabsprogram

Smart inbox

+1
Hej med jer.

Vi overvejer at få modulet Smart Inbox, men kan ikke lige se hvordan vi sparer tid/penge, når vores medarbejdere hver især, skal tjekke/godkende deres egne leverandør fakturaer..?

Er der en funktion, hvor en medarbejder kan forhåndsgodkende en faktura, eller er det stadig nødvendigt at bogholderiet skal printe alle fakturaer ud, lægge dem til hver enkelt medarbejder som så godkender, og returnerer til bogholderen..?

Vores bogholder har ikke kompetancer til selv at godkende fakturaer...

Vh. Brian
spurgt 31 Jan i Bogføringshjælp » Spørgsmål til bogføring af Brian

1 Svar

Hej Brian :)

I forhold til godkendelse, så er der lige nu ingen godkendelses procedure i e-conomic. Det betyder så også, at I ikke  skal bruge tid på at godkende.

Hvis et flow til godkendelse, så kan man oprette et arkiv, som hedder 'godkendt' eller lignende. Så kan du/i trække alle de godkendte herned. På den måde ved jeres bogholder at disser er godkendt.

I løbet af 2018 vil vi kigge på et at lave et reelt godkendelsesflow. Det er lige nu planlagt til at være Q3 2018.

Jeg håber det var svar på dit spørgsmål. Ellers må du endelig bare spørge igen :)

Med venlig hilsen

Jesper Mieritz

Sidder du af og til og er i tvivl om, hvordan du skal bogføre? - Klik her og spørg tusindvis af andre e-conomic brugere
 

besvaret 1 Feb Bogføringshjælp af Jesper Mieritz
Hej Jesper.

Tak for svar, jeg skal lige forstå det rigtigt:

- Fire medarbejdere bestiller hver især varer fra vores leverandører
- Når vi modtager fakturaer, skal hver enkelt medarbejder godkende hver sin faktura på sin egen bestilling, før bogholderen kan betale den
- Kan det lade sig gøre på den måde du omtaler nu..?

Det skal jo helst være nemt og ukompliceret...

Vh. Brian
Der er som sådan en ikke en godkend knap. Så der er i teorien intet der stopper bogholderen fra at bogføre dem. I kan dog lave en arkiv mappe, hvor i ligger bilag ned, som enten mangler at blive godkendt, eller som er godkendt. Måske endda begge.

Så kan i aftale med bogholderen, at hun kun må bogføre dem, der ligger i 'godkendt'.
At hun i teorien stadig kan bogføre de andre kan i på nuværende tidspunkt ikke gøre noget ved, men jeg tænker ikke jeres bogholder har interesse i at bogføre noget i ikke har 'godkendt'

Giver det mening?
Ja, lidt :-)

Men hvordan får de forskellige medarbejdere information om, og mulighed for, at godkende de forskellige fakturaer som de er ansvarlige for..?

Skal bogholderen manuelt sige til dem, hvilke fakturaer der ligger til hver især, og/eller skal de ind og pille i vores regnskab..?

Det skal jo gerne være nemt og ubesværet, og ikke være muligt at lave "ged" i den du ved :-)
Jeg kan godt se din pointe.
De skal gå ind og trække dem ned i det arkiv til godkendte efter de er sendt ind, så det kræver de går ind i applikationen

Jeg kan også vende den lidt om for at finde den bedste løsning. Hvorfor sender i bilag ind, som ikke er godkendte? Det jeg tænker er, at alle bilag som bliver sendt skal bogføres. De kunne vente med at sende dem ind til de er godkendte.

Det efterlader så alle de ikke-godkendte. Hvad er det for nogle bilag og hvad gør i med bilag som ikke er godkendte? :)
Det er jo vores leverandører som sender fakturaer til os, og gør de det via EAN, kommer de vel automatisk ind i "smart inbox", hvori alle vores medarbejder ikke har adgang til..?

Hver medarbejder skal godkende fakturaerne på det de køber hos vores leverandører, og i dag får bogholderen alle fakturaer på mail, printer dem ud, giver dem til de forskellige medarbejdere, de tjekker og godkender, og giver dem tilbage til bogholderen, som så betaler.
Hej igen Brian.

Det ændrer situationen lidt. Tak for at gøre mig opmærksom på dette.
Du vil stadig kunne bruge den model med arkivet, men det kræver, at medarbejderne har adgang til systemet, hvilket det er langt fra er sikkert de har.
Hvis de ikke har dette, så giver den model med arkivet ikke mening.

Hvis dette er tilfældet, så har jeg på nuværende tidspunkt ikke et bedre forslag end den måde i gør det på nu.

Som jeg kort beskrev, så vil i år kigge på et flow til godkendelse, men indtil dette er klar, så vil jeres nuværende arbejdsgang være en brugbar midlertidig løsning.
Hej med jer
Hos os skal fakturaerne også godkendes. Vi har løst det sådan, at når der ligger en ordrebekræftelse (som hører sammen med den fremsendte faktura), kan bogholderen godkende den på denne baggrund.
Måske kan dette også hjælpe jer, indtil e-conomic kommer med en godkendelsesprocedure...?
Vh HelleA
Super fedt du byder med en løsning, Helle.
Jeg håber det er noget andre brugere kan få glæde af!
Hej Helle.

Tak for input :-)

Det er desværre ikke alle vores leverandører som har mulighed for at fremsende ordrebekræftelser, så det er lidt op ad bakke.

Jeg håber economic laver et system, så bogholderen kan klikke fakturaer af, som så sendes til de respektive medarbejdere, som så kan klikke "godkend", hvor efter fakturaen returneres til systemet, som godkendt, det ville være perfekt :-)

Vh. Brian
Ja, det ville være den bedste løsning og der er som sagt også noget vi har i tankerne :)
løst× 5
Her får du det fulde overblik over alle forslag på forum. Klik på et tag for at se alle forslag i samme kategori - fx. "overvejes" eller "planlagt".

Selvom der er forslag, der ikke bliver implementeret i e-conomic, så fortvivl ikke - vi tager altid nye forslag op til vurdering, og det gælder også dit.

Hvad kan du i Bogføringshjælp

Her kan du stille spørgsmål, som er direkte relateret til din bogføring.

Er du på udkig efter en revisor eller bogholder, kan du finde hjælp i listen over revisorer og bogholdere.