Værktøj til rykning af manglende bilag.

Question

Hej

Vi bruger efterhånden indscanning på en del kunder.

Det betyder også - at der ofte mangler bilag på posteringer hvor vi godt kan se hvad det drejer sig om, f.eks. broudgift, porto, annoncer, husleje o.s.v. - ved disse posteringer, der bogfører vi selvfølgelig på udgiftskontiene - men mangler bilagene.

De manglende bilag håndterer vi manuelt i et Excel regneark - hvor vi lister posterne op - og jævnligt sender reminder til kunden om de manglende bilag. Denne liste skal manuelt vedligeholdes - dels med nye poster - men man bliver også upopulær hvis man rykker for et bilag som er indsendt og vedhæftet.

FORSLAG:

Det vil være en hjælp hvis der på alle "drift" og "status" konti kommer et ekstra felt (ved de kunder som har indscanning) - feltet skal hedde noget i retning af "kontoen kræver vedhæftet bilag".

Som standard skal alle driftskonti være markeret og statuskonti skal ikke være markeret - men man skal manuelt kunne rette det på kontoniveau. F.eks. er det ikke relevant med vedhæftet bilag på bankrenter, bankgebyr m.m. - men omvendt skal der være vedhæftet bilag på nogle status konti - f.eks. tilgangskonti i anlægsaktiver.

Når der bogføres - så skal der komme en "advarsel" - "der mangler vedhæftede bilag - skal der bogføres alligevel?".

I skærmbilledet "Posteringer (find bilag)" skal det være muligt at udsøge posteringer hvor der mangler vedhæftet bilag.

Så kan man sende denne liste til kunden.

Det vil være et effektivt værktøj som - i vores virksomhed - vil spare en del manuelt arbejde.

På forhånd tak.

Venlig hilsen

Leo Lund Erhvervsbogføring

Answer 1

Hej Leo
Tusinde tak for, at du har taget dig tid til, at dele dit forslag her på vores forum  J
 

Jeg synes det er et rigtig interessant forslag du kommer med – jeg er enig i, at der kunne være en mere effektiv måde, at se hvilke posteringer der mangler vedhæftet bilag og ligeledes, at kunne anmode om bilagene hos kunden (som administrator) eller hos medarbejderen.

Jeg vil derfor også tage dit forslag med videre til vores prioriteringsmøde – Det vil være med henblik på om det ligger i vores roadmap 2017, at arbejde på effektivisering af dette.
Hvis det bliver prioriteret, at vi skal arbejde på forslaget kan jeg ikke sige om det vil være præcis det løsningsforslag som du giver men det vil blive taget med.
 

Endnu engang tusinde tak for dit forslag her på vores forum. Jeg vil opdaterer indlægget nærmere når vores roadmap 2017 er klarlagt samt vi har haft det oppe og vende på vores prioriteringsmøde.

Answer 2

Hej Leo
Det er blevet tid til en opdatering af dit indlæg.
 

Vi er nu noget godt halvejs ind i 2017 og jeg må erkende, at rykning af dokumenter ikke ligger på vores roadmap for 2017 som det ser ud nu. Forslaget er givet videre og ligger i vores idebank af forslag vi kan hive frem på et senere tidspunkt. Det betyder også, at jeg for nu sætter indlægget som implementeres-ikke.

Heldigvis er der forbedringer af indscanning på vej som jeg oplever forbedre arbejdsgangen markant og også overblikket. Men en egentlig rykning af bilaget ligger ikke med som den del.

Ligeledes en visning af hvilke posteringer der mangler vedhæftninger ligger heller ikke inden for nærmere tid men er også lagt i vores idebank da det overblik kunne give rigtig god mening.

Endnu engang tusinde tak for, at du har delt dit forslag her på vores forum. Det er virkelig værdsat :)