forum

Debat om e-conomic regnskabsprogram

Udligning af posteringer i anden valuta på kunde/leverandør i lukkede år/perioder

+8

Nu er jeg nød til at spørge igen igen.

Hvornår får i lavet det således at man kan udligne udl. poster i det regnskabs man arbejder i nu.

Nu har jeg igen problemet:

Jeg har i dag betalt en udl. leverandør i USD. En leverandør med lang betalingsfrist.

Men jeg kan ikke få lov at udligne posterne, idet de åbne er fra 2013 +2014 +2015+2016. Men alt i alt giver det nu efter at jeg har betalt ....USD =0

 

Dette er hovedindlæg for disse lignende indlæg:

4924

18046

18114

22448

 

spurgt 25 Feb, 2016 i Forslag » e-conomic generelt af Doris Flintrup
gen-kategoriseret 26 Okt, 2016 af Andreas Polk
Jeg bliver da også lige nød til at kommentere dette!!!
Jeg har som så mange andre herinde, arbejdet med regnskab i mange år - det bliver efterhånden til 25 år og jeg er aldrig stødt på et system, som ikke har kunnet håndtere udligninger på debitor og kreditorposter fra tidligere år.
Jeg sidder bl.a. med bogføring i et selskab, som hele tiden har forudbetalinger til leverandører i Østen og det kan da ikke passe med så nyt et system som E-conomic at man selv skal håndtere det på en manuel konto for at styre det. Det i sig selv giver jo risiko for fejl, og det er vel ikke det som er meningen med IT!
Hvis systemerne for 25 år siden kunne håndtere det, er det da pinligt at e-conomic ikke også kan håndtere det, så jeg håber da virkelig at det snarest bliver løst!!!

8 Svar

Hej Doris

Mange tak for dit indlæg.
I e-conomic vil det kun være muligt at udligne poster i åbne regnskabsår, det er helt korrekt og ikke noget vi kan gå ind og ændre på i forhold til at bogføring i lukket regnskabsår ikke kan lade sig gøre, da der ved udligning bliver bogført en valutakursdifference.
Når det er sagt, så er det muligt i e-conomic at genåbne regnskabsår ved, at du går i det orange tandhjul-->alle indstillinger-->regnskab-->regnskabsår. Herinde kan du fortryde afslutning af et regnskabsår og har herefter mulighed for, at udligne de poster der ligger åbne og afslutte regnskabsåret igen.

Det eneste du skal være opmærksom på når du gør dette er, at den valutakurs der bogføres i systemet, vil du manuelt skulle tilrette ved bogføring. Åbner du derfor op for tidligere regnskabsår, for at skulle udligne historisk, vil du selv manuelt skulle bogføre dem, så dit regnskab fortsat har samme resultat.
I e-conomic vil valutrakursen altid blive bogført på datoen for den bogførte betaling.

Jeg håber, at dette vil hjælpe dig videre og du skal vide at jeg har fuld forståelse for, at når du sidder og afstemmer bagud i tiden, så vil du sidde med denne udfordring.

Med venlig hilsen

Camilla Jesswein

Online regnskabsprogram
 

besvaret 27 Apr, 2016 Forslag af Camilla Jesswein
Nu står der at mit spørgsmål....er løst ??

Det er det ikke.

Det må sku være muligt at få programmeret E-conomic således at:

Hvis man har lavet en betaling i 2016 til en leverandør som vedr. posteringer i 2015, at den Udligner de poster man vælger og bogfører den kursdifference som jo vil komme på den sidste dato (altså betalingsdatoen i 2016)

Det kan jo ikke være rigtig at man skal bruge så meget tid....åbne gamle regnskaber og så bagefter sidde manuelt og bogfører kursreg. frem og tilbage....

 

KOM NU .......
besvaret 12 Maj, 2016 Forslag af Doris Flintrup

Ja, det er fuldstændigt ubegribeligt at e-conomic forsat nægter at gøre dette. Jeg er helt enig i at det er en rigtig træls ting at skulle genåbne og postere i et afsluttet regnskabsår. Noget tyder på at teoretikerne inde hos e-conomic ikke rigtig forstår dette. Men det er for mig også tydeligt at alt der vedrører valuta automatisk prioriteres i bund. Simpelthen fordi den store kundemasse udelukkende kører i DKK.

besvaret 12 Maj, 2016 Forslag af mogens_l
Hørt.
e-conomic argumenterer med noget om, at valukursdifferencen hører til i det oprindelige regnskabsår.
Teoretisk er det måske rigtigt, men det betyder så også, at lange betalingsbetingelser vil medføre evindelige åbninger og lukninger af regnskabsår, og slutteligt lander den valutakursdifference, der naturligt opstår, altid i betalingsåret og ikke i det år, hvor den oprindelige forpligtelse er opstået.
Så ja, få nu det problem løst.
Ja, jeg er enig.
Bogføring af faktura skal ske i med den valutakurs der gælder på faktureringstidspunktet og i den periode.
Betaling af faktura bogføres på betalingstidspunkt med den kurs der gælder der. Kursdifferensen vedrører perioden for betaling.
At hævde at kursdifferencen vedrører gammelt år er noget vrøvl. Regnskabet kan være revideret og godkendt før betalingen finder sted. Så kan man jo ikke gå ind og ændre gammelt år. Men der er vel en teknisk begrænsning i systemet...
Kære alle,

Der er vist desværre - og 'endnu mere desværre' pga upræcise tilbagemeldinger fra vores side - nogle misforståelser ang. dette. Ikke så meget i forhold til lukkede regnskabsår, men dateringen af kursdifferencer.

Først og fremmest: En udligning i e-conomic består altid af præcis to posteringer, hverken mere eller mindre: En positiv og en negativ. Dette vil naturligvis TYPISK være en faktura og en betaling - men kan selvfølgelig også være en faktura og en kreditnota, en kreditnota og en refusion, eller sågar en betaling og en refusion. Hvis man udligner mere end to posteringer samlet - eksempelvis en faktura, en kreditnota og en betaling - laver e-conomic det automatisk om til én udligning mellem fakturaen og kreditnotaen, og en anden mellem (resten af) fakturaen og betalingen.

Denne inddeling har dels til formål at muliggøre tilbageførsel af de enkelte ('del-')udligninger - hvis man fx har udlignet en betaling med flere fakturaer, og gerne vil genåbne én af disse - dels at kunne bogføre eventuelle kursdifferencer på de enkelte udligningers regnskabsmæssigt korrekte datoer.

Kursdifferencer bogføres nemlig IKKE altid på hverken faktura- eller betalingsdatoen, men derimod på samme dato som den NYESTE af de to posteringer, der indgår i udligningen. Dette er ubetinget det korrekte rent regnskabsmæssigt - idet det jo først er på dette tidspunkt, man kender den gevinst eller det tab, kursdifferencen er udtryk for! Og ja, i langt, langt de fleste tilfælde vil denne dato være datoen for betalingen - men det er ikke posteringstypen (faktura/betaling) der afgør, hvornår kursdifferencen dateres!

I de tilfælde, hvor fakturaen er udstedt i et nu lukket regnskabsår - eller egentlig: En lukket periode (da perioder i et regnskabsår jo kan lukkes særskilt) - mens betalingen er kommet ind i en åben periode, er der således intet problem.

Hvis man er 'bagud' med udligningerne, og først får kørt dem, efter at BETALINGENS periode er lukket, er det så rigtigt, at der er en irriterende begrænsning, når udligningen afstedkommer en kursdifference. Hvis det kun er perioden, der er lukket, mens regnskabsåret stadig er åbent, er problemet muligvis lidt mindre - men selv da, og ikke mindst, NÅR hele regnskabsåret er lukket (og regnskabet afleveret), bør det selvfølgelig indiskutabelt være muligt blot at få bogført kursdifferencen i førstkommende åbne periode.

Denne begrænsning ER vi bevidste om, og vi kommer også til at rette det. At det ikke er sket endnu, er simpelthen et spørgsmål om prioritering: De, der sidder med opgaven, har ganske enkelt haft fokus på andet på det seneste - ikke mindst indscanning og bankafstemning - som det har været vurderet mere værdifuldt for flere at få lukket først.

 

Mvh.

 

Christian Estrup

Development Director

Online regnskabsprogram
 

besvaret 15 Maj, 2016 Forslag af Christian Estrup
Hej Christian.
Tak for dit indlæg. Endelig et svar (Om det aktuelle problem), der giver mening.
Ja det ville være dejligt om der langt om længe skete noget på dette felt.

Allerførst er noget af det du skriver forkert/upræcist. Du skriver eks. " eller egentlig: En lukket periode (da perioder i et regnskabsår jo kan lukkes særskilt) ", dette er forkert og burde have været formuleret således " eller egentlig: En SPÆRRET periode (da perioder i et regnskabsår jo kan SPÆRRES særskilt)". Det er kendetegnende for jeres dokumentation af I åbenbart ikke selv kender forskellen mellem "spærret" og "afsluttet"/"lukket".

Det er ikke noget - større - problem at genåbne en spærret periode i et ikke-afsluttet regnskabsår, men det er regnskabsmæssigt en uskik/fejl at genåbne et afsluttet regnskabsår, lave posteringer´, og derefter afslutte året igen. Det kan/må man selvfølgelig ikke, og så er man nødt til at lave diverse krumspring således at det interne årsregnskab igen passer mod den eksterne årsrapport. Tidsspilde og fejlkilde.

Jeg sidder konkret med et eksempel hvor jeg har en faktura på EUR 20,10 (6/2-2015) og en indbetaling på EUR 20,00 (4/6-2015), en faktura på EUR 20,10 (30/6-2015), som jeg forsøger at udligne mod en indbetaling på EUR 20,20 den 15/6-2016. Kan man ikke - systemet kræver 2015 genåbnet og en kursdifference bogført pr. 4/6-2015.

I er nødt til at fastfryse de bogføringskurser der er anvendt i 2015, også selv om indbetalingen den 4/6-2015 ikke er udlignet, og så bogføre hele valutakursdifferencen pr. 15/6-2016.
Ja, hvornår bliver det gjort ???
Jeg er 100% enig i kritikken her.

Det er i højeste grad et problem at man for at udligne gamle valutaposter skal genåbne gamle regnskabsår - hvorved der bliver bogført kursdifferencer i regnskaber som for længst er afleveret til SKAT - med deraf nødvendige ekstra bogføringer i gammelt år over på periodisering og tilsvarende flytning tilbage i det nye år.

En af mine kunder handler med mellemøsten - og der er det ikke usædvanligt at flere 2 og 3 år gamle fakturaer udlignes med en/flere kreditnotaer, FEE opgørelse og så en indbetaling/udbetaling af restbeløbet. Hver gang skal jeg åbne/rette gammelt år/lukke/rette nyt år... - hver gang sender jeg "dårlig karma" til jeres udviklingsafdeling.

Der er kun en løsning - det er at kursdifferencen bogføres på den dato som er nyest i udligningen - og hvis denne allerede er lukket - så første dato i ældste åbne periode.

Denne opgave bør opprioriteres.

Venlig hilsen

Leo Lund Erhvervsbogføring
Er stadig ikke løst....æv
besvaret 12 Okt, 2016 Forslag af Doris Flintrup
Hej
Hvorfor ikke lukke op for at man kan lave en kassekladde, og så f.eks. en betaling i Sek.0, og så udligne det som jo alligevel giver Sek.0.
Så må den kursdifference jo blive bogført på den dato som står på kassekladden.
Kære alle
Hermed en opdatering på situationen

 

Det er rigtigt det ikke er løst og der er ikke en eksakt deadline for hvornår det er løst.
Det er vigtig for mig, at understrege ligeledes som min kollega Christian har gjort – Det er udelukkende i den situation hvor der først udlignes fakturaer, kreditnotaer og betalinger (i anden valuta) som ligger i et lukket regnskabsår (altså, at begge posteringer ligger i det lukkede regnskabsår)
 

Jeg vil gerne give jer et lille indblik i udfordringen fra vores side.
Hvad er det blevet gjort på denne situation? Der er blevet undersøgt meget hvordan dette skulle løse – desværre så indebærer en løsning (mulighed for, at flytte valutakursdifferencen til første åbent dato i tilfælde af ovenstående situation) et ret grundlæggende område som skaber store udfordringer.
 

Det er nemlig håndteringen af bilagsnummeret på valutakursdifferencen – som det er i dag bliver valutakursdifferencen bogført på samme bilagsnummer som den postering som ligger senest i udligningen fordi det er ”tidspunktet” hvor vi kan beregne valutakursdifferencen og derfor referencen.
Det kan give nogle udfordringer hvis valutakursdifferencen bliver bogført i et nyt regnskabsår fordi det så kan blive blandet sammen med et nyt bilag (på samme bilags nr.) i tilfælde, at der genstarters nummerserie ved nyt år.

Min nuværende vurdering er, at det vil forvirre en større mængde kunder hvis der ændres til en specifik valutakursdifference nummerserie end hvis der bruges samme bilagsnummer (samme som sidste indeværende postering i udligningen) som i dag.
Da det ville være aktivt valgt, at ”overføre” valutakursdifferencen til nærmeste åbne periode og her kunne det blive beskrevet hvilken periode det kommer fra i bogføringsteksten.

Det er både hvordan det skal håndteres således det ikke gå ind og giver andre udfordringer men også selve kompleksiteten i, at ændre håndteringen.

Jeg kunne derfor også godt tænke mig, at hvordan i tænker bilagsnummeret skulle håndteres?
 

Det betyder der stadig arbejdes på sagen og søges efter den rigtige løsning – derfor kan jeg heller ikke give jer en klar tidshorisont men umiddelbart synes en løsningen ikke, at være fundet og klar inden 2017.

Jeg håber, at ovenstående kan give jer et lille indblik i hvilken situation vi er i og jeg vil selvfølgelig opdaterer når jeg ved mere.

Med venlig hilsen

Andreas Polk

Online regnskabsprogram
 

besvaret 26 Okt, 2016 Forslag af Andreas Polk
Hej Andreas,

Jeg kan ikke se hvorfor en nummerserie specifikt til kursdifference skulle give anledning til forvirring?
Hvis udligningsfunktionen slet ikke eksisterede i programmet ville man jo  gå ind og manuelt bogføre differencen og gøre det med et nyt bilagsnummer.
Der er heller ikke nogen grund til at angive fra hvilken periode differencen kommer fra i teksten. Det er en ligegyldig info - man skal jo kun sikre sig at resterende saldo på debitor/kreditorkonto i valuta svarer til nuværende/bogført kurs.
(vil også bemærke at man bruger separat nummerserie uden angivelse af detaljer i posteringsteksten i Navision).

p.s. Christian skrev højre oppe, at det var ultimativt korrekt at bogføre kursdifferencen på datoen er den nyeste udlignede postering. Det er jeg ikke helt enig i - skulle det være helt efter bogen burde en urealiseret kursdifference bogføres pr regnskabsagslutningsdagen. dvs samtlige debitorer / kreditorer i valuta skulle kursreguleres pr f.eks. 31/12 for at give et retsvisende billede (ligesom man gør med valutalån mm). ;-) men det er et overkill - det er jo trods alt kun spørgsmål om uvæsentlig periodisering (med mindre valutaen har store kursudsving).

hilsen
Katja
Hej Katja
Mange tak for dit input.

I forhold til en specifik nummerserie så har vi for et par år siden haft dette i systemet - vi oplever en masse kunder som syntes det var uigennemskueligt, at finde frem til hvorfor og hvorfra denne kursdifference var opstået.

Så vi gik over til, at bogføre kursdifference på samme bilagsnummer som har gjort udslaget for differencen (den seneste postering i udligningen) så det var enkelt, at se.

Det vil selvfølgelig ikke nødvendigvis være alle som finder en specifik nummerserie forvirrende ligeledes, at ikke alle finder det nødvendigt med en angivelse af hvilken periode differencen kommer fra.

Det er vores umiddelbare oplevelse, at det ikke vil forstyrre kunderne med ekstra information og derimod hjælpe de kunder som finder informationen brugbar.

Det skal siges, at opgaven er rigtig udfordrende rent teknisk og derfor er vi ikke kommet nærmere en løsning.

Endnu engang mange tak for din kommentar som giver mig et bedre indblik.

Med venlig hilsen
Andreas :-)

Hej til alle der følger med her smiley

 

Denne sag har mange udmeldinger, mange meninger og bud på, hvordan det kan løses.

Jeg giver lige opdatering på, hvordan vi ser på sagen lige nu.

Jeg vil medgive alle, at det kan være problematisk, hvis man glemmer at udligne posteringer fra tidligere regnskabsår. Jeg vil lige understrege, at dette kun opstår, hvis man har to, eller flere posteringer i et lukket regnskabsår, som man ikke har udlignet.

Hvis der tales om lange betalingsbetingelser, hvor betalingen først kommer året efter, så er dette intet problem. Der bogføres så bare på den nyeste dato.

For at undgå, at folk havner i denne situation, så har vi valgt at lave denne pop up, når regnskabsår afsluttes:



Hvis man fortsætter på trods af advarslen, så er det helt korrekt, at man skal åbne igen for at kunne udligne disse.
På trods af dette vil meget gerne kigge på en måde, hvorpå dette problem løses selv om glemmer at udligne og efterfølgende ignorer advarslen.

Vores problem er bare. Hvilket bilagsnummer skal bruges? Vi er nødt til at rykke det til et nyt regnskabsår, hvilket betyder ny nummerserie. Derfor kan vi ikke sætte kursreguleringen på samme bilagsnummer, som de posteringer, der vedrører kursreguleringen. Det vil forvirre billedet totalt og ødelægge den nye nummerserie.

Som der bliver skrevet, så kan man selvfølgelig bare tage et nyt nummer, men det kan forvirre nogle kunder, og det vil vi helst undgå. Det kan blive svært at finde ud af, hvordan kursreguleringen er opstået. Samtidigt kan man ikke rigtig se på betalingen og fakturaen, hvor meget der er kursreguleret, da de ikke længere vil blive vist sammen.
Derfor kan vi hverken bruge det gamle eller bare tage det næste nummer i rækken uden at synliggøre, hvor kursreguleringen kommer fra.

Jeg har et bud på, hvordan vi kan løse det. Det skal lige siges, at det ikke er noget vi har arbejdet dybt med herinde, og det langt fra er sikkert, at en løsning vil lande på denne måde, men jeg vil lige høre de saglige personer herinde, hvordan det passer til jer.

I må meget gerne rette mig, byde ind eller komme med tilføjelser til mit forslag. Det kan være, at der er ting jeg ikke har overvejet.

Jeg tænker, at systemet skulle lave en postering i det lukkede regnskabsår, men samtidigt tilbageføre posteringen på samme dato. Man har nu registreringen i det regnskabsår, som kursreguleringen drejer sig om. Der er dog ingen ændring på finansen i det lukkede regnskabsår. Derfor kan man nu også på det oprindelige bilagsnummer se, at der er lavet en kursregulering og hvad den er på.

Der er dog ikke sket noget i finansen, så systemet skal så flytte denne postering til første åbne periode med en særskilt nummerserie, men den har i fx tekstfeltet en reference til den oprindelige postering, så man kan se, hvor denne kursdifference 'hører til henne'.
På den måde har du overblikket både på det oprindelig bilag, den nye postering i det nye regnskab. Samtidigt med, at du ikke behøver åbne og lukke regnskabsår hver gang dette sker.

Jeg håber det hele giver mening, ellers siger i bare til. Byd gerne ind her. Vi ved allesammen, at flere hoveder tænker bedre end et enlightened

På forhånd tak. Jeg glæder mig til at høre, hvad I siger til det.


Med venlig hilsen

Jesper Mieritz

Online regnskabsprogram
 

besvaret 9 Aug Forslag af Jesper Mieritz
Hej Jesper,

Det er et meget fint forslag, som jeg synes I skulle implementere hurtigst muligt! ;-)

Hilsen
Katja
Enig, det skal snart ordnes.....
Nu er jeg blevet stillet i udsigt at hvis jeg svarer på dette indlæg er der en chance for at rettelsen bliver lavet - og det er på høje tid. Jeg kan tilslutte mig den skitserede løsning, og man har tidligere fortalt mig at det vil koste en dags tid at implementere, så kan der ikke være så meget at betænke sig på.
Hej Susan :)
For det første er jeg glad for du går ind og bakker om de ting du er enige i.
Når det er sagt, så vil jeg sige, at dette forslag kræver mere end en dags arbejde. Jeg er ikke udvikler, så jeg ikke præcis sige, hvad der kræves, men jeg kan sige, at dette vil tage noget længere tid end en dag at lave.
Det er bare så vi har den del på plads.

Men du har helt ret. Der er en chance for at dette er noget der bliver lavet. Det er dog kun en chance. Som jeg skriver, så er dette mit bud på en løsning. Jeg skal have solgt den til vores udviklere og vores produktejere.
Derfor kan jeg ikke garantere dig, hvornår det er lavet, men jeg kan garantere dig, at jeg vil arbejde og presse på for en løsning :)
Kan man forestille sig en billigere løsning. Jeg mener ikke at det er strengt nødvendigt at der bliver posteret frem og tilbage i gammelt regnskabsår. Valutaregulering kan blive bogført som systempostering dags dato (eller overskrives med en valgfri dato - ligesom når f.eks rykkergebyrer tilbageføres) med reference til den betaling som valutareguleringen vedrører, således at der i bogføringsteksten står "valutaregulering vedr bilagsnr/sekvensnr".

Hilsen Susan
Den løsning du nævner ville for mange være en god nok løsning. Problemet med den løsning er, at vi har haft mange henvendelser fra kunder, som har svært ved at spore, hvor denne postering hører til henne. De kan ikke finde sporet tilbage til, hvilken postering det vedrører og det er vi nødt til at tænke ind i en løsning.
Jeg er af den overbevisning, at vi altid skal gå efter at lave den bedste løsning første gang i stedet for at lave en masse halve løsninger. Det er derfor sagen bliver lidt mere omfattende.
Men det du beskriver ville jo det give det i efterspørger. Det er bare ikke helt nok for mange af vores brugere og derfor har vi valgt ikke at gå efter lige præcis den løsning.
Jeg har beskrevet det lidt mere uddybende i det svar du har kommenteret på her.

Jeg håber det giver mening for dig :)
Hej

Hvornår kan man forvente at dette er løst. Der hænger jo kursdifferenter på både debitorer og kreditorer, idet man ikke kan udligne posterne....så MEGA irriterende.
besvaret 2 dage siden Forslag af Doris Flintrup