Afsluttede regnskaber skal være låst

Question

Til e-conomic

Efter at have talt med en meget sød medarbejder fra jeres teknikske team i går, få I her min lille bøn.

I august 2019 overtog jeg bogføringen for en klient og efter at have afleverede alle afstemninger og balancer 2019 til revisor har jeg ryddet op i en noget rodet kontoplan således at bogføringen fra 2020 og frem blev mere overskuelig. Konti som ikke var blevet brugt i flere år blev omdøbt fra nr 1, 2, 3 osv. så kontoplanen blev mere logisk og konti som ikke længere var i brug lå uden for regnskabet. Hvad jeg ikke havde forudset var, at denne oprydning havde indflydelse på tidligere og allerede afsluttede regnskaber således, at vores bogføring nu på ingen måde stemte med de gamle årsrapporter. Derfor please vil I ikke nok ligge en "lås" ind i programmet så et afsluttet regnskab er konstant upåagtet hvad der sker fremadrettet. Jeg har nu brugt 2½ dag på at prøve at genskabe regnskaberne for 2014, 2015, 2016, 2017 og 2018. Da jeg ikke er i besiddeles af tidligere års afstemninger mm har jeg været nød til at om døbe de 3 konti som havde påvirkning på regnskaberne. Jeg havde dog ikke forudset at nogle balance konti som stadig bliver brugt og som jeg ikke havde rørt blev påvirket, akkumuleret for ovenstående år med 83.318. Jeg er nået frem til at jeg laver korrektioner pr 1/1 2019 så bogførings balancen kommer på plads i forhold til regnskabet for 2018. Derefter vil jeg så overflytte hver enkelt post fra de atter om døbte konti til ny oprettede konti og rette varegrupper og varenumre til så de henviser til de rette konti.

Da jeg kan ikke tænke mig, at jeg er den eneste der har stået med denne udfordring så please sæt en lås ind i programmet så et afsluttet regnskab er et låst regnskab. Skal der laves ændringer kan afslutningen stadig blive annulleret og regnskabet er igen låst op.

Jeg vil så lige høre om I har en ide til hvor jeg skal sende regningen på de sidste 2½ dages timer hen, min klient vil nemlig ikke have den :-(

Jeg ser frem til at høre fra jer.

Venlig hilsen

Lene Rasmussen

Answer 1

Hej Lene.

Nu har jeg læst dit opslag et par gange og er kommet til den konklusion, at med de mange års erfaring, du har, vil jeg kalde det en fejl "40".

Hvis du bruger e-conomic rigtigt, bl.a. årsafslutningen, vil du automatisk få en besked, såfremt du retter i bogføringen  i et afsluttet år eller i en spærret periode. Det er ikke kun en advarsel. Du skal selv gøre noget aktivt for at få lov til at bogføre.

Hvis du omdøber finanskonto-numre, men beholder konto-typen, får du rod i udskrifterne, men ikke i den pågældende kontos posteringer. Så løb din kontoplan igennem for at finde de Drifts-konti, der nu er placeret sammen med balance-konti, og de eventuelle balance-konti, der er placeret sammen med drifts-konti. Du kan selvfølgelig også have  flyttet rundt på driftskonti internt i resultatopgørelsen eller balance-konti internt i balancen .Omdøb disse konti til de grupper, hvor de hører hjemme. Så skulle det være på plads. Derefter kan du spærre de konti, der er blevet overflødige. Men lad dem endelig stå i de kontogrupper, hvor de oprindelig hører hjemme.   

Answer 2

Hej Lene

Det er da frygtelig ærgerligt at du har spildt 2 dages arbejde pga. en misforståelse om hvordan e-conomic fungerer.

Man kan kun have én kontoplan. Kontoplanen er ikke bundet op på regnskabsårene. Så som Erik ganske rigtigt siger så ændrer det ikke noget i din bogføring, men dine rapporter vil selvfølgelig komme til at se lidt pudsig ud. Så hvis du har brug for at ændre i kontoplanen vil jeg opfordre dig til at holde grupperingerne og så spærre de konti du ikke længere har brug for i stedet for at flytte dem til et andet sted i kontoplanen.

Så selvom jeg har forståelse for den frustrerende situation du er havnet i, så kan jeg gå videre med et forslag til ændring af e-conomics opbygning på den baggrund.