Årlig lageroptælling / registrering.

Question

Vi står overfor en ret stor udfordring, når vi skal lave den årlige lageroptælling. Som systemet er i øjeblikket, er det et kæmpe arbejde, da vi skal ind og indtaste hver vare som en regulering, hvis der er en uoverensstemmelse imellem det optalte antal og det der står som beholdning på varen.

Med et varelager på ca. 5000 varer, ville det være yderst hensigtsmæssigt at få lavet et optællingsmodul, hvor det er muligt at få en liste frem på samtlige varer, og herinde indtaste det antal vi tæller op ud for hver enkelte vare, og slutteligt bogføre reguleringen simpelt og hurtigt, hvor Economic blot bogfører de linjer hvor der er uoverensstemmelser.
Var det måske ikke en vigtig funktion at have i E-conomic, som jo i stor udstrækning henvender sig til virksomheder der eks. har webshops, butikker mv. hvor der er et fysisk varelager der skal optælles hvert år.

Alternativt kan dette gøres i Excel, ved at udlæse varelisten og herinde lave en ny kolonne hvor det optalte antal indtastes. Herefter importeres listen ind via lagerregulering.
MEN da importfilen skal indeholde valuta og kurs, skal dette udfyldes i Excelarket manuelt ud for hver vare, hvilket er et ret omstændigt stykke arbejde når man har et varelager på 5000 varer, som indkøbes i hhv. Sverige, Tyskland, Holland og Danmark - dvs. der bruges både SEK, DKK og EUR på kostpriserne.

En måde at løse dette på, er at tilføje informationerne valuta og kurs (den faste kurs der er indstillet i Economic) til varelisten, enten som et tilvalg ved udlæsning til Excel eller som fast information på varelisten.
Det ville nemlig give mulighed for at læse en vareliste ud i Excel, som kan tages med på en Ipad eller lign. og bruges til optælling (af en eller flere medarbejdere med hvert sit ark), og herefter kunne listen let og uden store problemer læses ind under lageregulering.
Det vil gøre den årlige lageroptælling meget let og hurtig overstået.

Har Economic andre muligheder jeg ikke er faldet over, så hører jeg gerne omkring proceduren ved den årlige lageroptælling / registrering.

Data der udlæses på varelisten:
Varenummer, Varenavn, Gruppe, Salgspris, Kostpris, På lager, I ordre, Til rådighed, Bestilt


Data der kræves på importfilen ved lagerregulering:
Type (kan indstilles ved import gældende for alle varer), Varenr., Antal, Enhedspris (kostpris), Valuta, Kurs

Mvh
Janne Overgaard
stylepet.dk

Answer 1

Hej Janne,

 

Hvor er det fedt du skriver på vores forum, og gør så meget ud af det som du gør!

Det skal du have tak for! 

 

Du er formegentlig ikke helt klar over det – men du er NÆSTEN i mål på egen hånd 

Mange tak for dit forslag, men vi kommer desværre ikke til at lave en sådan omtalt funktion.

Og hvorfor så ikke det? – du er næsten i mål, og kan klare det ved excel importen som du selv skriver:

 

” Alternativt kan dette gøres i Excel, ved at udlæse varelisten og herinde lave en ny kolonne hvor det optalte antal indtastes. Herefter importeres listen ind via lagerregulering.
MEN da importfilen skal indeholde valuta og kurs, skal dette udfyldes i Excelarket manuelt ud for hver vare, hvilket er et ret omstændigt stykke arbejde når man har et varelager på 5000 varer, som indkøbes i hhv. Sverige, Tyskland, Holland og Danmark - dvs. der bruges både SEK, DKK og EUR på kostpriserne.”

 

Den sidste del, med at man manuelt skal udfylde excelarket med valuta og en kurs, vil jeg gerne forklare dig en måde at komme ud over dette på. Det behøver vi nemlig ikke.

Uanset hvilken valuta man køber varer hjem i, vil købet altid blive omregnet til grundvalutaen i systemet (Oftest DKK). Med andre ord, står den omregnet enhedspris i DKK allerede i systemet.

Derfor, kan vi i importen ud for valuta og kurs lave en ”fast værdi” i stedet for at vælge en kolonne i excel, og neden for skriver vi blot DKK under valuta og under kurs skriver vi 100. Se dette billede:

 

 

Så din arbejdsgang vil være følgende:

Gå i rapporter -> lager -> finanslagerværdi pr. dags dato -> udlæs til excel.

Opret 2 ekstra kolonner. 1 for ”optælling” hvor man kan angive det som rent faktisk er på hylden, og 1 som udregner differencen, som man skal antalsregulere. Så kan netop samme excelark nemlig bruges som import til regulering.

 

Type: Fast værdi -> regulering

Varenummer: Vælg korrekt kolonne fra excel fil (nr. 2)

Lokation: ingen (medmindre det anvendes)

Antal: Vælg korrekt kolonne fra excel fil (nr. 8)

Enhedspris: vælg korrekt kolonne fra excel fil (nr. 5)

Valuta: Fast værdi -> vælg grundvaluta (DKK)

Kurs: Fast værdi -> vælg kurs 100

 

På den måde vil imoprten fungerer, uden du skal til at lave alt for meget manuelt arbejde i excel, med kurser og priser i anden valuta. Omkring lageroptælling og antalsregulering, så kan man glemme alt det – da kostprisen alt andet lige bør stå korrekt i systemet.

 

Jeg håber ovenstående giver dig hjælp til at lave lagerreguleringen smartere når i tæller Jeres lager op, og du samtidig kan forstå i dette, hvorfor vi ikke vil bruge ressourcer på ekstra funktionalitet på området.

 

Hvis ovenstående stadig giver udfordringer, er du meget velkommen til at kontakte supporten på info@e-conomic.dk, gøre brug af vores chat support, eller ringe til os på tlf. 88 20 48 40.

Jeg håber meget på, at du er blevet klogere af mit svar