forum

Debat om e-conomic regnskabsprogram

Persondataordningen - sletning af posteringer, debitorer + debitornumre

0

Hej e-conomic.

Jeg har læst en del op på den nye persondataforordning, i  forlængelse af at e-conomic har udsendt en databehandleraftele til underskrift, iht. den nye persondataordning.

I denne anledning har jeg følgende spørgsmål:

1. Sletning af persondata
Når vi opretter debitorer samt udfakturerer, vil der blive registreret persondata.
Iht. persondataloven, skal disse ikke opbevares længere tid, end det er nødvendigt. Her er det nok skattelovgivningen, som sætter krav til opbevaringen dvs. 5 år.

Hvordan vil vi herefter (dvs. efter 5 år) være i stand til at slette disse persondata (debitorer og fakturer)?

2. Anonymisering af persondata
Nogle firmaer vil evt. fortsat ønske at beholde deres regnskabsdata i længere tid, end de ovennævnte 5 år. Anonymisering af persondata vil derfor være en mulig løsning.
For mange firmaer, der anvender debitorernes telefonnummer, som et debitornummer, vil der dog sandsynligvis være det tekniske problem at debitornummeret anvendes nok som nøgle i e-conomics databaser, hvilket gør at disse oplysninger ikke så let kan ændres.

Vil e-conomic gøre noget for at understøtte noget af følgende:

a) Automatisk oprettelse af debitrnumre, som ikke blot er en fortløbende nummerliste, for at anonymisere antallet af kunder?
b) Teknisk muliggøre en anonymisering af debitornumre?

3 Sagsbehandleraftalen:
Jeg synes at denne bør beskrive at sagsbehandleren (e-conomic) vil supportere at persondata kan slettes eller anonymiseres, afhængigt af hvad dataansvarlig vælger. Valget kan her f.eks. bestemmes overordnet på debitorgrupper, men derefter finstyres pr debitor.

Med venlig hilsen
Reynir Kristbjörnsson

spurgt 11 Feb i Spørgsmål » e-conomic generelt af Reynir (620 points)

1 Svar

Hej Reynir :)

Det er yderst relevant at snakke GDPR i den kommende periode og derfor forstår jeg godt, at du bringer dette op.

Jeg har i løbet af de sidste prøvet at finde frem til, hvordan vi konkret har tænkt os at håndtere dette, men vi er stadig på et stadie i processen, hvor jeg kan give dig endegyldigt svar.

Nu ville jeg alligevel lige give dig en opdatering, så du ved, at jeg ikke har overset dit indlæg.

I forhold til det første punkt, så er det yderst relevant at kigge på dette og det er helt sikkert noget vi nok skal have en løsning klar inden d. 25/5-18.

Den med telefonnummer som debitornummer er ikke noget jeg har tænkt over før, men du har da fuldstændig ret i, at dette kan blive et problem og beskeden er givet videre til de rette folk herinde. Jeg fik svar på, at det er noget de er begyndt at kigge på, men vi også her må være dig svar skyldig for nu.

Den næste del med automatisering af kundenummer er jeg ikke helt overbevist om vil være under GDPR, men jeg er heller ikke ekspert, så det røg med videre til vores eksperter. Dette har jeg dog ikke svar på.

Til allersidst i forhold til punkt 3, så kan du være helt sikker og tryg ved, at vi nok skal finde en løsning.

 

Jeg er klar over mit svar er lidt tyndt, men jeg vil heller ikke gå ud med et svar, som jeg ikke er 100% sikker på, hvordan ender. Du skal dog vide, at vi er helt opmærksomme på den nye lovning og det bliver tildelt mange ressourcer og energi fra vores side.

Rigtig god dag :)

Venlig hilsen/Best regards

 

Jesper Mieritz

Knowledge Manager, Planet WOW

 

image

 

e-conomic er et produkt fra

Visma e-conomic A/S

Langebrogade 1, 1411 København K

CVR-nummer: 29403473

 

Har du en god ide til, hvordan vi kan gøre vores bankafstemning endnu bedre?
- Skriv din ide her
besvaret 15 Feb Spørgsmål af Jesper Mieritz (45,980 points)
Tak for dit midlertidige svar Jesper.
Jeg er klar over, at det vil tage lidt tid endnu for e-conomic at få helt styr på konsekvenser af GDPR.

Jeg vil benytte lejligehden for at præcisere, hvorfor jeg forslår mulighed for automatisk nummertildeling for debitornumre, samt at jeg er klar over dette intet har at gøre med GDPR.

Automatisk nummertildeling kunne nemlig betyde, i hvert fald for os, vi ikke selv skulle opfinde debitornumre. Dermed undgå den nemme løsning at anvende debitorens telefonnummer (persondata), som et debitornummer, der som regel er et entydigt pr kunde.

Hilsen
Reynir Kristbjörnsson
Hej igen tak for forståelsen i forhold til GDPR.

I forhold til automatisk nummerforslag, så vil jeg lige høre for at være sikker. Er tanken, at den skal gribe et tilfældigt nummer fra gang til gang? - lad os sige den første gang tager nummer 1, næste gang 14, næste gang 5, næste gang 33 osv. Altså i bund og grund griber tal ud af det blå? :)
Godt spørgsmål Jesper.
Jeg kan indse, at det måske er lidt besværligt at generere debitornummeret helt random, da man så er nød til at verificere at systemet ikke genbruge numrene.

Jeg tror at en nummerserie, i lighed med den for fakturanumre, ville være fin løsning, hvor man blot oplyser det næste debitornummer der skal anvendes. Herved sikres et entydigt debitornummer, som kommer helt automatisk. Antal decimaler kunne så sagtens være det samme som man har i dag.

e-comomic må dog kunne håndtere problemet med nye debitornumre, som kolliderer med eksisterende numre (f.eks. baseret på telefonnumre). Dette kunne løses, hvis man automatisk, kunne flytte telefonbaserede debitornumre til numre i den foreslåede nummerserie.

Anonymisering af debitorerer, mht. GDPR, kunne herefter foretages uden at det bliver levn af kundernes telefonnumre.

Med venlig hilsen
Reynir Kristbjörnsson
Er vi ikke ved at være ude på overdrevet, eller unødvendig bureaukratisering.
I sin grundindstilling kan e-conomic håndtere løbende debitor- og kreditornummertildeling. Man skal bare holde nallerne fra at definere numrene selv.
Og har man selv lavet rav i den ved egen nummertildeling, har man i e-conomic mulighed for at ændre allerede bestående numre.
Og til sidst: Du mener vel antal cifre og ikke antal decimaler. Der er trods alt forskel på de 2 definitioner.
Tak for din kommentarer Erik.
Jo jeg kan godt forstå dit synspunkt.
Hvis man implementerer mit forslag skal der selvfølgelige været muligt at overrule et automatisk nummertildeling, hvis man ikke er interesseret i denne.

Det er er også helt sikkert mange, som ikke anvender telefonnumre, som grundlag for deres debitornumre. Disse brugere skal selvfølgelige kunne fotsætte at bruge det nummersystem de benytter.

Jeg fik kigget på min grundindstillinger, efter at jeg læste din e-mail.
Her kunne jeg se, at man kan ændre sine numre f.eks. Leverandønumre.
Denne funktion kendte jeg ikke.
Ved du om, hvis man ændrer et leverandørnummer, om denne ændring slår i gennem hele e-conomics database?
Hvis svaret er ja, så vil denne løsning gøre det muligt at anonymisere ældre debitornumre, hvor telefonnumre har været benyttet.

Jeg vil dog stadig synes, at det kunne være en ønskværdig funktion, at have mulighed for autogenereret debitornummer (hvis man ønsker at bruge det) i lighed for det vi har for fakturer.

Du har ret i, at jeg ved en fejl har skrevet decimaler, hvor jeg burde have skrevet cifre. Tak for at korrigere mig.

Hilsen
Reynir Kristbjörnsson
Hej Erik og Reynir :)

Tak til Erik for at bidrage til debatten.
I forhold til at kunne versificere kundenumre, så regner jeg med, at dette godt kunne ville lade sig gøre.

Jeg er dog enig i, at jeg synes det ville være lidt voldsomt at udbygge, så man kan lave en tilfældig tildeling af kundenumre.
Nu ved jeg ikke om jeg har misforstået noget, men jeg vil lige gøre noget klart i forhold til  automatisk tildeling af kundenumre. Du kan sagtens få systemet til at danne et automatisk forslag til kundenummer i fortløbende rækkefølge. Det vil dog altid bygge videre på det højeste nummer i dine kundenumre. Dette kunne sagtens være et nummer som matcher et telefonnummer.
Ligesom med leverandørnummer kan man også ændre kundenummer, hvilket slår gennem i databasen, men ikke på bogførte faktura, så det vil ikke ændre sig på gamle faktura.

Jeg er ikke helt klar over om det svar i vores forhold jeres tanker. Ellers må i meget gerne lige stikke til mig med de ting jeg ikke har svaret på :)
Hej Jesper.
Den simple løsning, som er magen til den implementeret for automatisk tildeling af fakturanumre, er tilfredsstillende for os.
Vi har med andre ord ikke brug for et ”perfekt” tilfældigt nummer, som jeg beskrev i mit første indlæg.
Løsning hvor man kan definere et starttal, som bliver inkrementeret hver gang, er med andre perfekt løsning, hvilket også vil betyde at I vil kunne genbruge den funktion til dette formål.
Af hensyn til andre kunder, bør man kunne fravælge automatisk tildeling af kundenummer.

Tak for uddybning af konsekvenserne af at ændre eksisterende debitornumre.

Med venlig hilsen
Reynir
Hej igen :)

Du kan sagtens slå automatisk tildeling fra. Denne opsætning har du under salg -> opsætning -> kundeopsætning -> 'automatisk nummerforslag'. Hvis der er flueben her, så vil den køre med forløbende nummerserie ud fra højeste nummer og intet flueben vil betyder, at den ikke giver et forslag.

Rigtig god weekend.
Hilsen Jesper Mieritz :)
løst× 1441
besvaret× 103
Her får du det fulde overblik over alle forslag på forum. Klik på et tag for at se alle forslag i samme kategori - fx. "overvejes" eller "planlagt".

Selvom der er forslag, der ikke bliver implementeret i e-conomic, så fortvivl ikke - vi tager altid nye forslag op til vurdering, og det gælder også dit.